Come capire quando la rete interna di informazioni funziona a dovere

La comunicazione interna è un processo complesso di comunicazione, utilizzata per la diffusione di informazioni, comunicati, dati, compiti all’interno di un’organizzazione, perché destinata al pubblico interno, sia dipendente sia collaboratori.

Elaborata dal quadro generale tracciato dalla comunicazione organizzativa adottata all’interno dell’ente, la comunicazione interna si pone come complementare e funzionale alla comunicazione esterna, dalla quale si distingue perché veicolo principale per condividere qualsiasi tipo di messaggio, sia informativo che funzionale, da parte del pubblico interno all’ente.

La circolazione del flusso di informazioni è convogliata in una rete strutturata di canali di divulgazione, in modo che sia facilmente fruibile e riconoscibile, sia per essere consultata che per essere alimentata.
Generalmente la comunicazione interna viene sottovalutata rispetto a quella esterna, per la quale gli investimenti da parte delle aziende sono più elevati.

Per essere il più possibile efficace, la rete di comunicazione interna e la produzione di contenuti deve essere precedentemente pianificata e coordinata in modo da raggiungere un maggior grado di coordinamento delle funzioni della comunicazione.

Obiettivi della comunicazione interna

Modalità di comunicazione

Le direttrici che seguono i messaggi sono individuabili abbastanza facilmente, tanto da poterli isolare in tre gruppi: top-down, bottom-up e ‘‘a rete’’. Tutte queste modalità sono accomunate dal fatto di essere bi-direzionali.
I flussi delle informazioni possono essere originate dall’alto e rivolte agli altri strati dell’organizzazione, modalità denominata top-down, oppure seguire il percorso contrario, partire dalla base dell’organizzazione per raggiungere gli altri livelli dell’ente, chiamata bottom-up. Queste direttrici sono molto diffuse nelle tipologie organizzative di tipo tradizionale, ma sono poco adatte per organizzazioni meno gerarchizzate. Per quest’ultimo tipo di organizzazioni si parla di informazione ‘‘a rete’’, una tipologia di informazione diffusa che segue i centri nevralgici dell’organizzazione senza distinguere una direzione prevalente.

I vantaggi offerti da un buon sistema di comunicazione interna

Costruire un sistema di comunicazione interna è un aspetto importante per un’organizzazione, anche per le più piccole: non si può confinare alla sola pausa caffè la comunicazione all’interno dell’ente.

Un circuito interno di questo tipo può rispondere alla soddisfazione di diverse tipologie di esigenze. Innanzitutto, condividere il maggior numero di informazioni e dati permette all’ente di raggiungere livelli di efficienza ed efficacia molto alti, con l’effetto positivo di raggiungere gli obiettivi prefissati in modo meno dispendioso. Indirettamente, essere al corrente delle attività intraprese dall’ente, anche solo a livello superficiale, aumenta il senso di appartenenza all’azienda, con un effetto positivo sul clima interno ed il benessere organizzativo.

Questo riflesso della comunicazione interna si verifica a prescindere dalla natura dei messaggi diffusi: un’organizzazione che dialoga con i propri dipendenti trasmette un senso di attenzione ed importanza nei confronti del capitale umano. Grazie ad un sistema di comunicazione interna si può arrivare a rafforzare il senso di appartenenza e partecipazione all’ente utilizzandolo nella diffusione e promozione di quegli aspetti che riguardano direttamente la vision dell’ente.
Il circuito di comunicazione interna si presta quindi ad usi diversi, i quali si concretizzano in effetti benefici sui risultati e sull’ambiente interno dell’ente se gestito in maniera.

Qualità e tecnologia

L’efficacia della comunicazione interna è però strettamente legata alla qualità dei messaggi diffusi. Approfittare del circuito interno per diffondere messaggi di poca importanza provoca un effetto di disaffezione verso lo strumento, col risultato finale che nessuno più presterà attenzione a ciò è divulgato attraverso i canali di comunicazione interna. Naturalmente si dovrebbe prestare attenzione anche al numero di messaggi diffusi.
È sempre importante non arrivare ad una sovraesposizione informativa del pubblico interno, in quanto si creerebbe solo un fastidioso senso di smarrimento e confusione. Anche per questo motivo è importante un’efficace programmazione e coordinamento delle informazioni diffuse e dei canali da utilizzare. Questo non esclude che uno stesso messaggio non sia proposto su più mezzi di informazione, azione spesso necessaria, ma questo presuppone un intervento ponderato e non casuale.

La diffusione dei supporti tecnologici, con un riferimento particolare alle tecnologie informatiche, ha aumentato le potenzialità offerte dalla comunicazione interna. In termini di capillarità di diffusione del messaggio e di velocità di diffusione non c’è nulla che possa competere con una rete intranet, per esempio. Certo, questo presuppone che ogni collaboratore sia dotato di una postazione computer, richiesta che si pone a monte dello sviluppo della rete di comunicazione interna. Uno strumento tradizionalmente legato al supporto cartaceo come l’house organ, può beneficiare della riconversione su supporto digitale. Quindi, l’interesse per lo sviluppo e la diffusione dei sistemi informatici non è legato solo ai canali di comunicazione esclusivamente legati al supporto digitale, ma possono trovare nuovi impieghi anche mezzi comunicativi più tradizionali.

Alcuni strumenti della comunicazione interna

1. Scritta:
- newsletter
- house organ
- rassegna stampa
- bacheca

2. Audiovisiva:
- filmati
- video notiziari
- tv interna
- reti telematiche

3. Personale:
- riunioni
- assemblee
- convention

Nel prossimo numero della Newsletter di “Marketing Digitale” verranno approfondite alcune tematiche legate agli strumenti della comunicazione interna.

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