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Scrivere un testo per una comunicazione digitale appare una cosa quasi scontata quando non lo è per nulla.

Molti commettono l’errore di usare lo stesso stile che userebbero per la corrispondenza su carta e altri, invece presi dall’entusiasmo per il web, inseriscono immagini, animazioni e colori che appesantiscono i messaggi e ne rendono meno immediata la lettura.

Nel caso della comunicazione digitale, redigere un messaggio efficace richiede invece accorgimenti che sono tarati sul mezzo che è utilizzato come supporto di trasmissione dei contenuti.

Vediamo insieme i suggerimenti più importanti.

Attenti al contenuto

Le parole sono il punto di forza di una comunicazione elettronica: sono il punto di forza di un testo che non può, per ragioni di peso e di snellezza, essere appesantito da colori appariscenti, loghi aziendali, animazioni.

Il linguaggio utilizzato e gli argomenti devono essere in grado di attrarre l’attenzione, incuriosire, invogliare la lettura e soprattutto fare scaturire in chi legge lo stimolo di ricercare approfondimenti.

L'oggetto del messaggio è importantissimo!

Molte e-mail non vengono nemmeno aperte: gli utenti leggono l’oggetto e se questo non attira la loro attenzione, eliminano il messaggio ancora prima di esaminare gli argomenti principali e di scendere nel dettaglio del testo.

L’oggetto deve attirare tutta l’attenzione del destinatario e lo deve invogliare ad aprire il messaggio. Il “titolo” del messaggio deve quindi essere breve, esplicito, preciso e conciso. I lettori premiano chi sa convogliare subito la loro attenzione dandogli un assaggio del contenuto che li aspetta.

Sintesi, per favore!

Una comunicazione elettronica deve essere concisa, breve: le principali informazioni devono stare, se possibile, nella prima schermata. Nessuno ha voglia e tempo di scorrere fino alla trentesima riga per leggere le notizie di suo interesse.

Secondo Jupiter Research, solo il 15% degli utenti legge le comuncazioni elettroniche fino in fondo. Oltre il 50% di essi legge solo le prime righe e poi decide se continuare o no nella lettura del messaggio.

Si perde in questo modo proprio uno dei principali vantaggi dell’e-mail, che è quello di comunicare rapidamente. Il messaggio deve dunque essere chiaro e conciso e concentrare gli argomenti più accattivanti nelle prime righe, stimolando il lettore a continuare fino in fondo.
Impaginazione del testo

E’ importante che l'impaginazione grafica sia chiara: una schermata fitta di parole senza stacchi non incoraggia la lettura, quindi è utile dividerla in paragrafi, identificabili graficamente, magari introdotti da capitoletti in titoli maiuscoli che stacchino sul testo.

E’ bene lasciare uno spazio bianco tra un paragrafo e l’altro oppure distanziare le notizie con trattini o asterischi, usando elenchi puntati e numerati per raccogliere i concetti. La lunghezza massima del testo dovrebbe essere attorno alle 250 parole, distribuite su righe di circa 60 caratteri.

Occorre infine ricordare che, per agevolare lo scaricamento del messaggio da parte dei destinatari (anche attraverso una normale connessione telefonica analogica), è bene che il “peso” dello stesso non superi il limite dei 35-40kb.

·Stile

Meglio se semplice ed asciutto, preciso e breve. La comunicazione digitale è un ibrido tra un mezzo formale e un mezzo informale di trasmissione.

I toni vanno tarati e misurati in funzione del destinatario del messaggio: il tono che si usa con partner e collaboratori, fornitori e persone con le quali si intrattiene un contatto deve essere sempre professionale, ma in alcuni tipi di comunicazione digitali (es. newsletter) è possibile mantenere un registro colloquiale.
Frequenza di contatto

Nel caso di una comunicazione digitale periodica, la frequenza dipende direttamente dal tipo di contenuti che si vogliono veicolare.

In linea teorica, ci sono dei limiti, minimi e massimi, che è bene non superare. In campo professionale, l’esperienza suggerisce che una comunicazione periodica possa avere una cadenza quindicinale o mensile, sempre che, naturalmente, si abbia qualcosa di rilevante (per l'utente) da comunicare.
Sfruttiamo i... collegamenti!

Se occorre fare riferimento a una pagina o sezione di un sito internet , all’interno del testo, è possibile attivare un link, rendendolo evidente con il classico colore blu e sottolineandolo.

I link sono utili per dare lo spunto di una novità e di una notizia che il destinatario può o meno approfondire selezionando un collegamento. Il link ovviamente va presentato con un breve commento o un titolo, in modo che il lettore sappia dove sta andando.
Non dimentichiamo la firma...

La firma di una comunicazione digitale periodica è utile per capire chi siano il mittente e l’organizzazione che la spedisce e come contattarli, per avere notizie e per ottenere eventuali ulteriori informazioni sugli argomenti trattati.

E’ bene indicare sempre il nome dell’azienda per esteso, la ragione sociale, l’indirizzo, il numero di telefono, fax e URL del sito web aziendale. E’ consigliabile inoltre indicare nomi e cognomi di coloro che hanno partecipato alla redazione della comunicazione digitale e i rispettivi indirizzi di posta elettronica attraverso i quali possono essere raggiunti.