Il ciclo di vita di un progetto

Un progetto è uno sforzo temporaneo intrapreso per sviluppare un prodotto od un servizio unico. [ Definizione del PMI, Project Management Institute ]

Esso è temporaneo nel senso che deve essere ben collocato nel tempo, con precise date di inizio e fine. In caso di successo, il completamento di un progetto coincide col raggiungimento degli obiettivi prefissati. In caso contrario, il progetto termina qualora risulti chiaro che gli obiettivi iniziali non sono raggiungibili. Temporaneo non implica che un progetto debba essere necessariamente breve nella sua durata, anzi un progetto può durare anche alcuni anni. Inoltre temporaneo non significa che il prodotto od il servizio che risulta da un progetto sia limitato nel tempo.

La maggior parte dei progetti comprende sforzi per realizzare un risultato che abbia una lunga durata nel tempo, come, per esempio, la costruzione di un edificio.
Un altro aspetto fondamentale è rappresentato dal fatto che il risultato ottenuto da ciascun progetto deve essere unico, ovvero differente da tutti gli altri prodotti o servizi simili. Questo implica che un progetto è sempre caratterizzato da aspetti di innovazione, data l’unicità del risultato atteso.

Spesso capita che un progetto venga ad interagire con altri progetti. Un programma è appunto un gruppo di progetti gestiti in modo coordinato al fine di raggiungere risultati che non sarebbero raggiungibili se i singoli progetti fossero gestiti autonomamente. Un programma può durare anche svariati anni e generalmente comprende alcune attività continue di supporto ai vari progetti componenti.

Il ciclo di vita di un progetto

Un progetto è caratterizzato da un ciclo di vita, che è suddiviso in fasi successive fino al raggiungimento dei risultati finali e degli obiettivi prefissati. Ciascuna fase è a sua volta contraddistinta dai processi di gestione, attraverso i quali è possibile pianificare, eseguire e controllare lo stato del progetto durante tutto il suo sviluppo.

Le attività svolte per raggiungere gli obiettivi di un progetto non sono solamente quelle di sviluppo, ma anche quelle di gestione. Non è pensabile di realizzare un prodotto od un servizio complesso senza predisporre attività, tipicamente assegnate al Project Manager per l’organizzazione e la gestione del progetto.

In un progetto di grosse dimensioni la pianificazione di queste attività di organizzazione e gestione sono parte integrante del comportamento dell’azienda. Per progetti di dimensioni ridotte si rivela invece di fondamentale importanza l’utilizzo di metodologie e strumenti che permettano di organizzare e gestire l’andamento del progetto al fine di evitare ritardi indesiderati e problemi nei costi.

Per gestire le difficoltà derivanti dalla loro concomitanza temporale, i progetti vengono suddivisi in diverse fasi e, contemporaneamente, vengono definiti i criteri di passaggio da una determinata fase alla successiva. Lo sviluppo di un progetto viene pertanto collegato ad elementi fisici ed il lavoro risulta orientato al raggiungimento di singoli risultati misurabili ed intermedi che permettono di giungere all’obiettivo finale.

I processi di gestione

I processi associati a ciascuna delle fasi di un progetto possono essere suddivisi nei cinque gruppi seguenti:

1. processi di avvio;
2. processi di pianificazione;
3. processi di esecuzione;
4. processi di controllo;
5. processi di chiusura.

Tali processi sono collegati tra loro, per cui i risultati di uno sono gli ingressi di un altro. Inoltre i tre processi centrali (pianificazione, esecuzione e controllo) possono ripetersi ciclicamente.

I processi di avvio e pianificazione

Il processo di avvio rappresenta il riconoscimento formale dell’impegno per iniziare un progetto. In esso viene assegnato il Project Manager vengono definite le caratteristiche del risultato che si vuole ottenere. Il processo di pianificazione consiste nella predisposizione e nel mantenimento di uno schema di lavoro che permetta di realizzare i requisiti e raggiungere gli obiettivi del progetto. Dal processo di pianificazione scaturisce il Piano di Progetto documento fondamentale nella gestione dell’intero progetto. Il piano ha l’obiettivo di formalizzare e comunicare il campo di azione del progetto, il contesto, le criticità, gli impegni e le responsabilità. Avvio e pianificazione costituiscono la prima fase del ciclo di vita di un progetto, la fase di start-up. Il processo di pianificazione peraltro continua anche durante le fasi successive, sebbene l’impegno richiesto da parte del Project Manager sia decrescente.

I processi di esecuzione e controllo

I processi di esecuzione, che iniziano a valle dei processi di pianificazione, assicurano il coordinamento delle risorse (persone ed altro) durante lo svolgimento del piano di progetto. I processi di controllo verificano il raggiungimento degli obiettivi prefissati monitorando, mediante avanzamenti periodioci, eventuali scostamenti rispetto a quanto pianificato inizialmente nel piano di progetto e predisponendo opportune azioni correttive. I processi di pianificazione, esecuzione e controllo costituiscono la seconda fase del ciclo di vita di un progetto, la fase di avanzamento. Essa generalmente viene eseguita ripetutamente in cicli successivi al fine di rendere attuabili le necessarie azioni di controllo (feedback). Infatti i processi di esecuzione vengono virtualmente interrotti ad ogni ciclo di avanzamento dai processi di controllo, allo scopo di verificare e documentare eventuali scostamenti.

Il processo di chiusura

Il processo di chiusura, ovvero la formalizzazione dell’accettazione di un progetto in modo da poterlo considerare chiuso, coincide con l’ultima fase del ciclo di vita in esame, la fase di close-out. La chiusura del progetto deve prevedere una festa per celebrare la conclusione ed una analisi dei risultati, dei punti di forza, delle aree di miglioramento e delle lesson learned. È fondamentale apprendere da ogni progetto quanto possibile per poter migliorare nei progetti futuri.

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