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Il budget rappresenta uno dei più importanti strumenti nelle tecniche di “direzione scientifica” aziendali. Negli ultimi decenni la complessità di gestione e l’aumento di variabili da prevedere e considerare nello svolgimento di determinati processi aziendali hanno fatto sì che il fallimento o il successo degli stessi sia, in buona parte legati ad un efficiente svolgimento delle operazioni di programmazione, coordinamento e controllo dinamico di cui il budget si compone.

Oggi tutto si misura in termini di profitti. Una direzione degna di essere chiamata moderna, al fine di contrastare la concorrenza, deve, in anticipo indicare la “rotta” con l’impiego di efficienti tecniche per assicurare il controllo ed il coordinamento degli sforzi aziendali durante il processo operativo.
Quello di cui ci si prefigge di parlare è di uno strumento di contabilità che la dirigenza aziendale si trova a disporre per attuare e risolvere i problemi di una corretta, precisa e puntuale attività di programmazione e controllo dell’attività d’impresa. Non a caso il termine budgeting si rivolge all’intero processo programmazione, di preparazione, di controllo di rapporti, d’impiego e di procedure connesse al budget.

Il budgeting

Il budgeting permette alla dirigenza aziendale di essere, non solo informata in tempo utile sull’andamento delle performances d’azienda, ma consente altresì ai managers di prevedere anzitempo le conseguenze delle propri decisioni sulle disponibilità finanziarie, sui profitti d’impresa nonché sulla produzione e le vendite.
In tal modo si ha la possibilità di porre in essere tutte le scelte documentate e gli accorgimenti necessari, in corso d’opera che consentano di massimizzare i risultati di un impiego coordinato dei mezzi e delle risorse tutte, uomini compresi, di cui si dispone in azienda.

Possiamo così costatare come, la tecnica del budgeting rappresenti un ottimo strumento a disposizione delle direzioni aziendali per esercitare un controllo accurato a priori e a posteriori dei costi e degli impieghi dei diversi fattori produttivi con la conseguente possibilità di eliminare i possibili sprechi creando una vera e propria “coscienza dei costi” nella direzione d’azienda.

Le funzioni del budget all’interno dell’azienda

Il successo dell’azienda è di fatto legato alla ricerca continua e allo studio sistematico di nuovi prodotti e nuove linee d’azione nonché tecniche di gestione sempre più all’avanguardia il cui obiettivo unico è l’incremento del tasso redditività.

Programmazione - la programmazione strategica aggrega attività eterogenee e collegate allo stesso tempo: fase operativa, fase organizzativa e individuazione degli obiettivi aziendali.
La programmazione si divide in due periodi: quella di breve e quella di lungo periodo.

Esecuzione - trattasi, all’interno della funzione direzionale della fase operativa ossia dell’azione.

Controllo - il controllo presuppone la fissazione degli obiettivi, dei programmi, e delle politiche e di questi garantirne il conseguimento ed il rispetto.

Valutazione dei processi di programmazione, esecuzione e controllo per migliorare l’azione futura - elementi fondamentali del processo di miglioramento sono: il ritorno delle informazioni ed una continua ed attenta ricerca del miglioramento.

Il budget delle vendite

In ogni tipo d’azienda, a prescindere dalle difficoltà, pratiche e di carattere tecnico nella formulazione delle previsioni delle quantità dei prodotti destinati alla vendita e quindi dei ricavi di vendita, il budget di vendita assume un ruolo fondamentale.

In regime di concorrenza, il piano di previsione delle vendite deve necessariamente essere costruito sulla base del complesso d’attività ed operazioni che ci si può ragionevolmente aspettare di realizzare nel periodo di riferimento preso in considerazione nel piano stesso.

Affinché un programma di budget delle vendite sia realistico è necessaria un’accurata ed esatta e seria previsione delle vendite. Sono proprio questi gli elementi da cui dipendono il successo o il fallimento del programma medesimo.

E’ bene tenere presente che l’esattezza delle previsioni di vendita risulta dalla combinazione di due fattori fondamentali: 1) la cura con la quale le previsioni vengono da vendita sono effettuate; 2) il serio sforzo durante tutto il periodo di budget per consentire il conseguimento degli obiettivi espressi nelle previsioni. Quest’ultimo fattore è molto significativo, ammesso che le previsioni sono state effettivamente realistiche.

Il budget delle vendite costituisce la sezione ricavi del piano dei profitti comprendendo tanto le quantità che i ricavi di vendita.
La formulazione delle previsioni deve essere realizzata sia per lunghi sia per brevi periodi: la maggior parte delle aziende fa seri sforzi per proiettare le tendenze di vendita a cinque, dieci o più anni in avanti. Naturalmente queste previsioni a lungo termine non sono che dei tentativi e perciò vanno rivisti di volta in volta.

Nondimeno è essenziale che l’azienda abbia alcuni obiettivi di lungo termine, e che siano d’incentivo nella determinazione della posizione che l’azienda desidera occupare nei mercati di cui intende diventare parte integrante. Gli obiettivi aziendali a lungo termine devono, inoltre, comprendere: considerazioni sui nuovi prodotti, sul reddito, sugli investimenti, sulle ricerche e sullo sviluppo geografico.

Ovviamente le previsioni di vendita costituiscono la componente chiave della programmazione a lungo termine invece le previsioni di breve periodo, generalmente riguardanti un solo anno, mettono “a fuoco” la parte corrente delle previsioni di vendita di lungo termine.

Importante è sottolineare che la formazione del budget delle vendite non è costituita dagli sforzi rivolti a stimare e congetturare la quantità di prodotti che saranno effettivamente venduti, ma piuttosto dallo sviluppo di un piano con degli obiettivi chiaramente definiti verso i quali devono essere rivolti tutti gli sforzi in modo da raggiungere o superare detti obiettivi.

Un adeguato e completo budget delle vendite deve tuttavia indicare, in aggiunta alle quantità e ai ricavi annuali, anche le:

- vendite mensile / trimestrali;
- vendite per prodotto;
- vendite per zona.

Nel determinare il budget delle vendite, la direzione deve decidere se formulare le previsioni in termini di quantità e valore o solo in termini di valore. Lo sviluppo delle previsioni di vendita comporta nell’azienda, la considerazione dei seguenti fattori fondamentali:

1. Fattori interni: esperienza di vendita passata, la politica dei prezzi, i costi e le condizioni finanziarie.
2. La situazione economica nazionale, l’estensione geografica delle operazioni, il settore industriale e l’azienda stessa.
3. Le attitudini e le caratteristiche dei clienti potenziali.
4. La natura e la portata della concorrenza.
5. La situazione nazionale ed internazionale ed i suoi effetti sul mercato.
6. La promozione degli sforzi programmati.
7. I costi di distribuzione relativi
8. La tendenza del controllo governativo e la legislazione relativa.

La responsabilità del budget delle vendite varia naturalmente da azienda ad azienda per diversi fattori come le dimensioni dell’azienda, la sua organizzazione, il tipo d’attività, la complessità delle situazioni, i problemi tecnici e i metodi di previsione impiegati.

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