Il segreto del negoziatore efficace:
disegnare la mappa degli interessi
Un concetto fondamentale della negoziazione è la conoscenza
dei bisogni del nostro interlocutore, distinguendo quelli prioritari
da quelli di minore importanza, sui quali è possibile attuare
degli scambi.
Un modo per identificare i bisogni è creare una “mappa”
degli interessi di coloro con i quali ci confrontiamo, dei probabili
obiettivi verso i quali si orientano, delle possibili motivazioni
che li spingono ad agire.
Una mappa degli interessi serve per chiarire le posizioni ed è
utile per definire una strategia. L’analisi preliminare aiuta
a focalizzare l’attenzione sulle informazioni da raccogliere,
le ipotesi da verificare e le aree di comune interesse nel processo
di negoziazione.
Ecco di seguito alcuni consigli pratici per effettuare la mappatura
degli obiettivi dei vostri interlocutori, nella fase di preparazione
di una trattativa.
Individuate i partecipanti al negoziato. Prima di
creare la mappa, stabilite quali saranno le persone che incontrerete
attorno al tavolo di negoziazione. Per esempio, si potrebbe trattare
di un team di manager, di un singolo fornitore, un cliente o un comitato
di direzione. Quando ragionate sui possibili interlocutori, cercate
di compilare un elenco completo, in relazione alle informazioni di
cui disponete, per evitare di scoprire troppo tardi di aver tralasciato
una persona che potrebbe risultare determinante nel raggiungimento
di un accordo.
Disegnate la mappa degli interessi. Riportate orizzontalmente,
su un foglio, i nomi che avete individuato, raggruppandoli in funzione
delle relazioni che intercorrono tra loro. Sotto ogni nominativo,
provate a elencare i possibili interessi, facendo anche delle ipotesi
sulla loro probabile importanza. Questo esercizio vi costringerà
a riflettere e a prepararvi alle possibili reazioni, proposte e atteggiamenti
dei vostri interlocutori.
Siate creativi. Nella fase di individuazione degli
interessi, cercate di liberare la vostra fantasia, evitando condizionamenti
ed esplorando tutte le ipotesi a disposizione.
Evidenziate eventuali argomenti “caldi”.
Alcuni argomenti delicati potrebbero suscitare reazioni emotive e
pertanto occorre valutare se e come inserirli nella discussione. Altri
temi devono essere affrontati in modo diretto ed è bene prevedere
come farlo.
Confrontatevi con gli altri membri del vostro team.
Quando avete completato la prima stesura della mappa, verificate l’opinione
degli altri membri del vostro team negoziale. Ciò vi permetterà
di rivedere e perfezionare le vostre ipotesi, potrà fornirvi
ulteriori spunti e promuoverà comunque la creazione di uno
spirito di squadra all’interno del vostro gruppo di lavoro.
Quest’ultimo aspetto non deve essere trascurato, in quanto
le persone che non si sentono parte della negoziazione, difficilmente
sviluppano un atteggiamento di impegno a ricercare il miglior possibile
accordo e a rispettarlo una volta raggiunto. E’ necessario un
coinvolgimento sin dall’inizio, affinchè tutti I componenti
del team negoziale si sentano a proprio agio con gli argomenti in
discussione e con l’approccio negoziale del proprio gruppo.
Fate domande. Non affrontate la negoziazione pensando
di avere già tutte le risposte. La mappa degli interessi vi
permette di formulare delle ipotesi, ma queste devono essere poi verificate
sul campo. Per evitare di commettere errori di valutazione, rivolgete
ai vostri interlocutori delle domande, cercate di verificare direttamente
quali sono le loro reali priorità, esigenze ed obiettivi primari
e secondari. Il lavoro di preparazione da voi effettuato nel tracciare
la mappa degli interessi, vi suggerirà le domande più
utili per sondare le loro reali posizioni negoziali.
