La metodologia del Project Management
La dinamicità del mercato, l’aumento
della complessità dei prodotti e dei servizi, la necessità
di competenze interfunzionali e la diminuzione dei margini di tempo
e costo sono lo scenario in cui operano le aziende al giorno d’oggi.
All'interno di un'organizzazione si definisce progetto l’insieme
delle attività finalizzate al raggiungimento di precisi obiettivi
e requisiti, rispettando prefissati vincoli di tempo e di risorse.
Normalmente ad un progetto collaborano più persone, con la
conseguente necessità di coordinamento e di strumenti organizzativi.
La metodologia del Project Management fornisce concrete soluzioni
e strumenti operativi per garantire la gestione ottimale di tutti
questi elementi.
Le problematiche di complessità e di tempi ristretti sono comuni
ai progetti più che alle dimensioni dell'azienda ed ai settori
in cui essa opera. Pertanto la gestione dei progetti non è
prerogativa della grande impresa, ma interessa tutte le organizzazioni.
Il progetto
Un progetto è uno sforzo temporaneo intrapreso per
sviluppare un prodotto od un servizio unico. Esso è
temporaneo nel senso che deve essere ben collocato
nel tempo, con precise date di inizio e fine. Ciò non implica
che un progetto debba essere necessariamente breve nella sua durata,
anzi un progetto può durare anche alcuni anni. Inoltre temporaneo
non significa che il prodotto od il servizio che risulta da un progetto
sia limitato nel tempo. La maggior parte dei progetti comprende sforzi
per realizzare un risultato che abbia una lunga durata nel tempo,
come, per esempio, la costruzione di un edificio.
Un altro aspetto fondamentale è rappresentato dal fatto che
il risultato ottenuto da ciascun progetto deve essere unico,
ovvero differente da tutti gli altri prodotti o servizi simili. Questo
implica che un progetto è sempre caratterizzato da aspetti
di innovazione, data l’unicità del risultato atteso.
L’unicità di questo risultato implica che le caratteristiche
del prodotto o servizio generato debbano essere progressivamente definite
con attenzione, al fine di garantire il raggiungimento degli obiettivi
finali. Ciò comporta una pianificazione con un diverso grado
di dettaglio delle singole attività. Nel caso dello sviluppo
di un prodotto od un servizio innovativo, la pianificazione risulta
essere più difficoltosa, dato che l’obiettivo finale
è definito nel corso del progetto stesso.
In genere un progetto è spesso caratterizzato dall’incertezza,
essa è alla base di ogni grande progetto: maggiore è
l’incertezza, maggiore è il rischio di fallire, ma anche
maggiori sono i benefici in caso di successo. Inoltre ogni progetto
è soggetto ad alcuni vincoli, esprimibili in termini di tempo
e di costi. Il vincolo di costo dipende sia dalle risorse che si possono
assegnare, sia dai costi che è necessario sostenere per acquistare
i materiali, le attrezzature ed eventuali servizi. Il vincolo di tempo
dipende dalle scadenze imposte dalle date previste per il raggiungimento
dei risultati intermedi e, soprattutto, dalla data di chiusura del
progetto.
Ad ogni progetto viene assegnato un unico Project Manager,
ovvero un responsabile della gestione del progetto. Il Project Manager,
insieme al team di sviluppo, ai clienti, ai fornitori ed agli sponsor,
fa parte degli Stakeholder del progetto, in quanto direttamente coinvolto
in esso e più o meno influenzato dai risultati ottenuti e dagli
obiettivi conseguiti.
Nel prossimo numero della newsletter verrà approfondita meglio
la figura del Project Manager.
